在檔案管理中面臨問題的思考
作者：
唐楒智
來源：
行政辦公室
發布時間：
2019-07-09
自2017年集團制定《檔案管理(暫行)辦法》新規以來，檔案室的工作人員忠于職守、愛崗敬業、堅持原則，堅決按照新制度進行工作。整個集團呈欣欣向榮之勢。
但是，在規定執行過程中也發現了一些問題：一是相關規定不明確。在進行檔案管理工作中，不乏集團的項目資料需要移交檔案室，但對于檔案室的要求，以及移交的資料該如何整理、如何裝訂等都沒有較為詳細的規定，非本單位進行移交資料更為困難。經常出現一個項目的大量資料在沒有清單沒有裝盒的情況下進行移交;二是移交程序中檔案室每接收一份資料時，需要檢查、核對、整理、分類、編號、存入計算機、貼上標簽并上架。根據新制度，檔案室是最后一個審核把關簽字部門，在檢查核對中，難免會有不符合要求的資料或者缺失了一部分重要資料的現象出現，需要通知移交人前來進行資料補齊處理，在要求補齊過程中，總是有很多不理解、抱怨的聲音，久而久之矛盾更大;三是對于一套資料的歸檔，檔案室人員核對是需要一定時間的，在當通知移交人來處理不符合要求的資料時，有些人會推三阻四長時間不來處理，檔案室也難以強制要求相關人員立即前來處理;四是對于在工作中出現，諸如在某個項目資料不齊全也不符合歸檔等現象，相關項目負責人因要早日申請拿回保證金，于是經相關領導同意后提交了情況說明，最后將資料放在了檔案室。然而，當時相關項目負責人承諾補交資料卻因已拿回款項，推脫找不到人來補交資料，在這種情況下資料該何去何從，按規定已經簽字了該歸檔入庫了，但是整套資料還不齊全也不能入庫，久拖無法解決。
針對上述問題，建議從以下方面著手解決：一是行政辦公室應及時將《檔案管理(暫行)辦法》分發各個職能部門、二級公司負責人學習，并在各部門(二級公司)之間傳閱學習，讓每一個負責檔案移交的同時知曉檔案移交的流程和要求;二是進一步梳理優化完善修改檔案資料移交手續審批單，以確保相關資料在歸檔過程能順利進行;三是檔案室管理人員、各業務部門、檔案室審核人員之間都應堅持工作標準，落實《檔案管理(暫行)辦法》對歸檔資料的要求;四是檔案管理人員與各部門之間、檔案管理人員與各項目之間的溝通交流、檔案管理人員與領導之間應加強溝通交流，以解決問題為導向，切實規范檔案管理。
以上就是目前檔案室存在的一些問題及解決方法，如有不當之處，希望大家批評指正，也歡迎大家多提寶貴意見，讓集團的檔案管理工作更上新臺階。
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